Como garantir o fechamento da folha de pagamento no último mês do ano

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Antes de mais nada, é importante destacar que garantir o fechamento da folha de pagamento no último mês do ano, ou seja, dezembro, constitui uma tarefa essencial para o sucesso do departamento pessoal. Nesse sentido, é necessário compreender que esse mês apresenta desafios únicos, como, por exemplo, o pagamento do 13º salário, a gestão das férias coletivas e, além disso, o encerramento de contratos temporários. Portanto, para assegurar que todas essas etapas sejam realizadas sem problemas, é imprescindível, em primeiro lugar, planejar cuidadosamente. Em seguida, é crucial organizar as atividades de forma eficiente e, por fim, comunicar de maneira clara e eficaz, de modo que todos os envolvidos estejam alinhados com as metas e prazos estabelecidos.

Veja abaixo como você pode fechar a folha de pagamento de dezembro com eficiência.

Planeje com Antecedência

Planejar com antecedência é a chave para um fechamento bem-sucedido. Em novembro, revise:

• Feriados e Recessos: Confirme os dias úteis de dezembro para ajustar prazos e evitar atrasos.
• Pendências: Liste documentos, pagamentos e contratos que precisam ser resolvidos.
• Recursos Disponíveis: Verifique se a equipe tem as ferramentas necessárias para trabalhar.

Pague o 13º Salário no Prazo

O pagamento do 13º salário é uma das principais obrigações da folha de pagamento em dezembro. Para isso:

• Calcule corretamente: Atualize todas as informações, incluindo admissões, desligamentos e faltas.
• Respeite os Prazos: Lembre-se de que a segunda parcela deve ser paga até 20 de dezembro.
• Alinhe com a Contabilidade e a área Financeira: Certifique-se de que os impactos financeiros e tributários estejam ajustados.

Organize as Férias Coletivas

Se sua empresa adotar férias coletivas, organize-as com eficiência:

• Defina os Períodos: Planeje as datas com os gestores e comunique aos colaboradores com antecedência.
• Atualize no eSocial: Informe os períodos no sistema oficial para manter a regularidade.
• Ajuste os Pagamentos: Garanta que os valores das férias estejam calculados corretamente.
• Mantenha a comunicação com o sindicato nos casos necessários.

Revise Todos os Dados

Revisar os dados, antes de mais nada, é uma etapa essencial para evitar erros na folha de pagamento, pois, em primeiro lugar, garante que as informações inseridas estejam corretas e, em segundo lugar, reduz significativamente a possibilidade de problemas futuros. Além disso, ao realizar essa revisão com atenção, é possível identificar inconsistências que, de outro modo, poderiam passar despercebidas, o que, por sua vez, evita retrabalhos e potenciais atrasos. Portanto, ao incorporar essa prática no processo, você não apenas assegura maior precisão, mas também contribui para a eficiência geral do fechamento da folha de pagamento. Verifique:

• Horas Extras e Banco de Horas: Assegure-se de que todos os registros estejam corretos.
• Benefícios: Atualize valores de vale-transporte, vale-alimentação e outros benefícios.
• Descontos: Inclua ausências justificadas ou não justificadas corretamente.

Ajuste as Obrigações Fiscais

A regularização fiscal é uma parte crucial da folha de pagamento em dezembro. Para isso:

• Recolha os Encargos: Confirme o pagamento de FGTS, INSS e IRRF.
• Prepare Declarações: Adiante a preparação de dados para DIRF e RAIS, se necessário.
• Organize Relatórios: Disponibilize relatórios detalhados para auditorias ou fiscalizações futuras.

Use a Tecnologia a Seu Favor

Sem dúvida, a tecnologia, quando bem utilizada, pode, em diversos aspectos, facilitar significativamente o fechamento da folha de pagamento. Primeiramente, ela automatiza processos que, de outra forma, seriam manuais e demorados; em segundo lugar, reduz a probabilidade de erros humanos, o que, por sua vez, melhora a precisão dos cálculos. Além disso, ao integrar dados de diferentes áreas, como ponto eletrônico e benefícios, a tecnologia contribui para uma maior eficiência operacional. Dessa maneira, é possível afirmar que, com a adoção de soluções tecnológicas, o fechamento da folha de pagamento se torna não apenas mais ágil, mas também mais confiável e alinhado às obrigações legais. Utilize:

• Softwares de Gestão: Ferramentas que integram dados e geram relatórios automáticos.
• Sistema de Apontação: Garanta que o ponto eletrônico esteja integrado ao sistema de folha.
• eSocial: Envie todos os eventos no prazo e em conformidade com a legislação.

Treine Sua Equipe

Certifique-se de que a equipe esteja bem preparada para lidar com a folha de pagamento de dezembro. Para isso:

• Atualize sobre Legislação: Informe-se sobre mudanças recentes que impactam o fechamento.
• Padronize Processos: Garanta que todos conheçam as etapas e saibam solucionar problemas.

Comunique-se de Forma Clara

Uma comunicação clara com os colaboradores reduz problemas. Para isso:

• Divulgue Cronogramas: Informe as datas de pagamento e os prazos das férias.
• Resolva Dúvidas: Ofereça canais de suporte para questões sobre salários e benefícios.

Valide e Feche com Precisão

Finalize o processo com uma validação rigorosa. Revise:

• Relatórios Gerenciais: Apresente à diretoria para aprovação.
• Pagamentos: Confirme que todos os valores serão pagos corretamente.
• Arquivamento: Organize documentos físicos e digitais para consultas futuras.

Conclusão

Fechar a folha de pagamento em dezembro, sem dúvida, pode parecer um desafio. No entanto, com planejamento adequado, organização cuidadosa e, além disso, o uso estratégico da tecnologia, é possível não apenas evitar problemas, mas também cumprir todas as obrigações legais de maneira eficiente. Dessa forma, é fundamental lembrar que uma folha de pagamento precisa e pontual não só fortalece a imagem da empresa perante o mercado, mas também contribui significativamente para aumentar a satisfação dos colaboradores. Por isso, ao colocar essas dicas em prática, é provável que você consiga, em primeiro lugar, reduzir riscos; em segundo lugar, otimizar processos; e, finalmente, garantir um fechamento tranquilo e eficiente, beneficiando todos os envolvidos no processo.

🚀💙

Escrito por Sara Pereira – Correspondente da Vixting

Especialista na área trabalhista e atuante há mais de 15 anos na área de Departamento Pessoal.
Ampla experiência em projetos de implantação da área de Folha de Pagamento do zero, eSocial do zero, implantação de sistemas, internalização contábil, migrações de sistemas de Folha de Pagamento, auditoria trabalhista e previdenciária em empresas de médio, grande porte, startups, fintechs e multinacionais. Meu objetivo é ter a oportunidade de aproximar cada vez mais o Departamento Pessoal do negócio estratégico da empresa, com visão mais tecnológica e processos mais leves e intuitivos.