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7 minutosQuem nunca enfrentou dificuldades em um processo de admissão que atire a primeira pedra!? As frases a seguir são muito familiares para quem atua no DP tradicional:
Preciso inserir manualmente os dados do novo funcionário, e ele ainda não me enviou nem a data de nascimento! Vou ter que trabalhar até mais tarde cobrando isso!
🤣🤪
Essas situações podem ser exaustivas, e quem nunca passou por elas é realmente privilegiado. A realidade comum no departamento pessoal é que o processo admissional costuma ser longo, desorganizado e sem automação, o que acaba consumindo muito tempo, que poderia ser melhor utilizado para melhorar a experiência do colaborador.
Vamos examinar o fluxo de um processo admissional tradicional. Pensando em cada etapa, é possível entender porque ele se torna longo e como podemos otimizá-lo. Vamos começar a pensar estrategicamente, em vez de sermos apenas “apertadores de botão”.
No modo tradicional, essas informações geralmente são coletadas manualmente junto ao time de recrutamento e seleção, e quase sempre em cima da hora. Quem nunca teve que fazer uma admissão na sexta-feira para o colaborador começar na segunda? Com o advento do eSocial, isso não é mais possível, mas essa história fica para outro artigo!
Após reunir as informações, é necessário que o novo colaborador faça o exame admissional e entregue todos os documentos para que tudo esteja dentro do prazo estipulado pelo eSocial (S-2200).
Em um processo doloroso, você já pensa em uma mesa cheia de papeis, com 15, 20, 30, 40 admissões para segunda. Já me vem essa imagem na cabeça:
Isso, quando não recebemos um documento não visível aos olhos de um ser humano sem superpoderes, ou um documento rasgado, números em um papel de pão. Quem nunca?
E quando marcamos o exame admissional e o novato simplesmente não aparece e precisamos repetir o trabalho, e novamente e novamente agendar até ele finalmente aparecer e realizar o exame.
Além de nunca termos uma clínica próxima ao funcionário em uma época em que as circunstâncias melhoraram muito, mas as empresas de saúde ocupacional em sua grande maioria não têm conseguido avançar tanto assim. Tirando claro, a Vixting!
Já que estamos aqui, focados nos processos ruins que estão deixando todo o processo admissional longo, vamos falar sobre assinatura de contrato em seu primeiro dia, o famoso, onboarding.
Imagina, você ter que preencher tudo na mão, todos os contratos, personalizando por cada novato, cargo e sua representatividade na empresa?
Agora pensa, 30 admissões somente naquela semana, como seria isso? Loucura né!
Imagina, você ter que salvar cada arquivo de contrato de trabalho, termo de código de conduta, Termo de responsabilidade de equipamentos, benefícios, ponto, e mais dez documentos diferentes para cada colaborador ou cargo específico que entra na empresa, preencher manualmente cada termo, salvar em PDF, imprimir um por um e assinar na mão?
Já estou aqui pensando no nível de dossiê do funcionário com todos esses documentos. 🙈🙊🙉
Se você ao ler apenas este artigo está com o sentimento de cansaço, em um processo que não é fluido, imagina o colaborador, com certeza com um sentimento de desgaste logo na porta de entrada da empresa.
Agora, pensa comigo, o colaborador já observando, desde o processo seletivo até a admissão que a empresa não é leve, não possui processos simples que de fato funcionam, sairá com o sentimento de burocracia e dependendo de como foi a comunicação no processo seletivo, com a negociação de entrada e visão da empresa, o novato já entende ali na hora qual é sua expectativa e realidade ao entrar na empresa.
Para você isso é estratégico? 🫢
Isso é ser arcaico, cansativo e muito burocrático!
Ter um processo que funcione desde o começo é bom para todo mundo, é ser eficiente, inteligente, orgânico, estratégico, robusto e dinâmico.
A primeira coisa que precisamos pensar é em integração.
Para isso, automatização de processos é fundamental.
Quando pensamos em um processo admissional, quantas áreas dentro da empresa, conseguimos ver envolvidas? Eu consigo pensar em recrutamento e seleção, departamento pessoal, T.I, infraestrutura, treinamento e desenvolvimento, gestão é claro, comunicação interna, tudo isso para tentar manter uma boa experiência para o novo colaborador.
Isso pode facilitar e trazer leveza para cada área envolvida e é claro, para o colaborador.
Imaginando um fluxo na visão do novato, qual seria o fluxo perfeito para ele?
Já tentou pensar sobre isso?
Seria incrível ter a empatia sempre de pensar na visão do colaborador, até porque ele também é seu cliente.
Então, vamos lá, vamos fazer este exercício: ⬇️
Eu acabei de passar pelo processo seletivo, superfeliz, eu recebo um email de aprovação, naquele mesmo email temos um link, que por ali já posso preencher os meus dados principais e anexar todos os meus documentos solicitados para minha admissão na nova empresa e para minha surpresa também consigo agendar ali mesmo, na mesma plataforma, meu exame admissional, no endereço de uma clínica mais próxima da região que me localizo e posso até anexar o resultado do exame na mesma plataforma!
Fantástico!
Além disso, posso escolher os benefícios que desejo, pós onboarding e assinar de forma digital todos os contratos e demais documentos necessários que a empresa solicita.
Você, com visão empática do colaborador novo, como se sentiria com esse fluxo de processos logo na entrada da empresa?
Eu acredito que se sentiria que escolheu a empresa certa, não?! 🚀🤩
Que de fato, os processos são fluídos naquela empresa, porque já identificou logo de cara ao entrar.
Não seria fantástico?
Agora volte uma casa, e pense no seu dia a dia no departamento pessoal, como seria para você, o profissional atuando neste processo deste fluxo?
Pense em você recebendo, dentro de uma plataforma, a integração das informações que vem do recrutamento e seleção e todas as informações que o próprio colaborador imputou ao alimentar a plataforma, chegando até você em uma única plataforma de integração.
Além disso, pense em todas as áreas envolvidas, recebendo as devidas informações, às necessárias para que cada área faça o seu papel, dentro do processo na mesma plataforma, não seria incrível? 🚀🤩
Isso não é otimização do processo de forma integrada?
Esse cenário hoje não é mais um bicho de sete cabeças, isso hoje é possível!
Mas, como? 🤔
Se fossemos escrever algumas dicas de como fazer isso acontecer, essas seriam as principais. Um pouco de degustação sobre essa pauta: Sem spoiler, mas quem sabe, trabalhamos mais sobre em um novo artigo do nosso blog! O que acha?
➡️ Trabalhe o pilar relacionável do Departamento Pessoal: Você não vai fazer isso acontecer sozinho, precisa das outras áreas, precisa trazê-lo para a questão e dar luz, clareza ao que precisa ser feito e envolvê-los. Já te adianto, não fazemos nada sozinhos nesta vida e se deseja um Departamento Pessoal estratégico ele precisa ser relacionável.
➡️Encontre o parceiro certo para a execução da melhor plataforma conforme sua necessidade: Esse lindo fluxo que trouxemos no artigo não vai acontecer com um piscar de olhos, você vai precisar de um parceiro ou fornecedor se quiser chamá-lo assim, que faça acontecer junto com você, que tenha as soluções que sua empresa precisa, que te auxilie a parametrizar como for necessário, que esteja aberto a testar hipóteses, personalizar conforme a necessidade da empresa, que seja diferencial e principalmente, que faça a fidelização, dia após dia junto com você. E nós temos a melhor solução! 💙🚀
➡️ Teste, teste e teste: Não existe maneira mais inteligente e assertiva de fazer o fluxo acontecer senão testar sempre.
➡️Não se acomode: Não é porque o fluxo funciona e está pronto que não há nada a ser melhorado. Busque ouvir os envolvidos, peça feedback aos novatos, as áreas que recebem a demanda e entenda, funciona mesmo? Ou há algo a ser melhorado?
O que este artigo pode fazer você pensar? 😜
Se você gasta muito tempo em um processo, repense ele, avalie o que ele pode ser melhorado e quem sabe a visão cansativa de um fluxo, como esse, sobre a história da longa e longa eeeeee longa jornada de um processo admissional não se torna seu case de sucesso.
Mãos à obra! O mundo está cheio de possibilidades.
🚀💙
Escrito por Sara Pereira – Correspondente da Vixting
Especialista na área trabalhista e atuante há mais de 15 anos na área de Departamento Pessoal.
Ampla experiência em projetos de implantação da área de Folha de Pagamento do zero, eSocial do zero, implantação de sistemas, internalização contábil, migrações de sistemas de Folha de Pagamento, auditoria trabalhista e previdenciária em empresas de médio, grande porte, startups, fintechs e multinacionais. Meu objetivo é ter a oportunidade de aproximar cada vez mais o Departamento Pessoal do negócio estratégico da empresa, com visão mais tecnológica e processos mais leves e intuitivos.
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