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5 minutosVocê já se viu perdido em um labirinto de planilhas eletrônicas? Muitas empresas enfrentam essa situação. Neste artigo, vamos explorar os principais desafios do uso excessivo de planilhas e oferecer dicas práticas para uma gestão mais eficiente.
As planilhas eletrônicas são ferramentas populares para realizar cálculos, análises e gerar relatórios. No entanto, seu uso excessivo e isolado pode criar problemas sérios para as empresas.
Aqui estão os principais desafios e dicas de como enfrentá-los.
Planilhas podem limitar o acesso a sistemas fundamentais, como BI, CRM e Data Warehouse, fontes cruciais para decisões bem informadas. Esse isolamento prejudica a análise de dados, deixando-a desatualizada ou incompleta.
Dica: Conheça e utilize esses sistemas em conjunto com as planilhas para informações mais ricas e precisas, caso realmente precise utilizar planilhas.
Planilhas criadas sem padronização e documentação podem gerar resultados incorretos. Erros de digitação, lógica ou referências são comuns e comprometem a confiabilidade das informações.
Dica: Padronize e documente fórmulas e critérios nas planilhas. Além disso, valide os dados com outras fontes para aumentar a precisão.
Busque, caso precise mesmo utilizar planilhas, que os dados estejam no padrão dos sistemas que utilizam na empresa, assim a integração se torna mais fácil.
O uso repetitivo de planilhas pode sufocar o potencial criativo dos colaboradores, prendendo-os a tarefas operacionais. Além disso, versões diferentes dificultam o trabalho em equipe.
Dica: Automate processos repetitivos com macros e scripts. Explore funcionalidades avançadas, que podem liberar tempo para atividades mais estratégicas.
Use sistemas que façam a integração e assim tenha todos os dados em um único lugar já fazendo a visão de dashboard para você.
As planilhas, quando não atualizadas ou integradas, acabam acumulando dados incompletos ou imprecisos. Isso leva a decisões pouco informadas.
Dica: Valide constantemente os dados e integre as planilhas a sistemas confiáveis. Utilize auditorias e controle de versões para assegurar precisão.
Planilhas muitas vezes se tornam a fonte primária de dados, tornando a empresa vulnerável a erros, perdas e desatualizações, especialmente em cenários de mudança.
Dica: Diversifique suas fontes de dados. Considere o uso de sistemas automatizados para consolidar dados, permitindo uma visão mais ampla e eficiente.
Planilhas duplicadas ou conflitantes geram retrabalho, aumentam o risco de erro e consomem tempo que poderia ser usado de forma mais produtiva.
Dica: Invista em automação e padronização. Controle o acesso e a versão das planilhas para manter a segurança e consistência dos dados.
O tempo gasto com planilhas é significativo, e os colaboradores perdem a oportunidade de focar em atividades estratégicas.
Dica: Utilize recursos avançados de automação, crie templates e invista em treinamento para que sua equipe aproveite melhor as funcionalidades das planilhas, caso realmente precise trabalhar com planilhas eletrônicas, caso contrário busque sistemas que automatizam o processo e seja confiável com o seu banco de dados.
Planilhas favorecem a análise individualizada, que muitas vezes ignora o panorama organizacional. Decisões isoladas podem impactar negativamente o alinhamento da empresa.
Dica: Promova a colaboração em tempo real e incentive o uso de gráficos e tabelas dinâmicas para uma visão completa e integrada dos dados.
Erros nas planilhas geram gastos desnecessários e dificultam o uso de alternativas mais eficientes e inovadoras.
Dica: Treine sua equipe para aproveitar ao máximo as planilhas e adote boas práticas de segurança e padronização para evitar erros.
Para empresas que desejam se manter competitivas, é essencial buscar formas de acelerar processos internos sem comprometer a qualidade. E a melhor forma de fazer isso é investindo em tecnologia. Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) automatiza tarefas, otimiza o tempo e reduz erros e retrabalhos. Implementar um ERP é uma estratégia poderosa, mas muitas empresas ainda operam com planilhas manuais ou eletrônicas, que não compartilham dados de maneira integrada.
Um sistema ERP traz boas práticas de gestão ao centralizar e padronizar informações em um único banco de dados. Com módulos integrados que abrangem áreas como suprimentos, produção, vendas, financeiro e controladoria, o ERP facilita uma visão unificada da empresa.
Essa padronização de processos torna a execução das tarefas mais organizada e disciplinada, reduzindo custos operacionais e melhorando os controles. Além disso, elimina gargalos e diminui a margem de erro, promovendo uma gestão mais eficiente e ágil em todas as áreas da empresa.
Cada software é único, com sua própria programação e objetivos específicos. Integrar sistemas permite que esses diferentes componentes se conectem, traduzindo dados para que trabalhem em conjunto e mantenham a produtividade e relevância da empresa.
Por meio do uso de diversos softwares, um enorme volume de dados é gerado, incluindo informações sobre clientes, pedidos, faturas, vendas e cadastros. No entanto, quando esses sistemas não se comunicam entre si, surge uma lacuna que pode comprometer o desempenho do negócio.
Nesse contexto, as integrações desempenham um papel crucial, pois simplificam a comunicação entre os sistemas. Além disso, automatizam processos, o que elimina tarefas manuais e reduz a ocorrência de erros.
Consequentemente, os sistemas tornam-se mais eficientes, e a empresa passa a desfrutar de maior produtividade e organização.
A Vixting é uma empresa brasileira especializada em soluções de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) e gestão ocupacional, oferecendo um sistema digital completo que transforma a forma como as empresas gerenciam esses aspectos.
Com foco em automação e integração com os departamentos de Recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal (DP), a Vixting facilita a centralização de informações essenciais, como exames médicos, gestão de EPIs, controle de vencimentos de treinamentos e qualificações do eSocial, entre outras funções.
O case de sucesso da Vixting em transformação digital destaca seu impacto em mais de 300 empresas e cerca de 100 mil pessoas atendidas. O sistema SST da Vixting substitui processos manuais por uma gestão digital que automatiza desde o agendamento de exames ocupacionais até a emissão de relatórios legais.
Esse avanço ajuda empresas a reduzirem a carga administrativa e a aumentarem a segurança dos colaboradores, além de melhorarem a conformidade regulatória com menos riscos operacionais.
Em resumo, a utilização excessiva de planilhas pode representar um grande entrave ao crescimento e à eficiência das empresas. Apesar de suas facilidades iniciais, as planilhas eletrônicas não são capazes de oferecer a integração e a automação necessárias para sustentar a competitividade em ambientes empresariais modernos.
Ao investir em sistemas de gestão integrados, como o ERP, as empresas conseguem centralizar informações e padronizar processos, o que reduz significativamente o retrabalho e os erros. Além disso, o uso de sistemas automatizados promove maior segurança e consistência nas informações, permitindo uma visão estratégica e colaborativa dos dados. A Vixting exemplifica esse sucesso ao aplicar automação e integração em Saúde e Segurança do Trabalho, comprovando que a digitalização proporciona maior eficiência, segurança e conformidade regulatória.
Portanto, ao trocar o “labirinto de planilhas” por sistemas integrados e automatizados, as empresas não só aumentam sua produtividade como se preparam melhor para os desafios do futuro.
🚀💙
Escrito por Sara Pereira – Correspondente da Vixting
Especialista na área trabalhista e atuante há mais de 15 anos na área de Departamento Pessoal.
Ampla experiência em projetos de implantação da área de Folha de Pagamento do zero, eSocial do zero, implantação de sistemas, internalização contábil, migrações de sistemas de Folha de Pagamento, auditoria trabalhista e previdenciária em empresas de médio, grande porte, startups, fintechs e multinacionais. Meu objetivo é ter a oportunidade de aproximar cada vez mais o Departamento Pessoal do negócio estratégico da empresa, com visão mais tecnológica e processos mais leves e intuitivos.
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