Arquivo Digital ou Arquivo Físico: Qual a Melhor Opção para o DP?

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O gerenciamento do Departamento Pessoal (DP) sempre representou uma tarefa desafiadora, especialmente quando as empresas dependiam exclusivamente de arquivos físicos. No passado, grandes áreas eram necessárias apenas para armazenar caixas e pastas repletas de documentos em papel, o que implicava um consumo considerável de tempo e recursos.

Até 2019, o arquivo digital ainda parecia uma realidade distante para a maioria das organizações. A maioria das empresas utilizava arquivos físicos, imprimindo, assinando e organizando manualmente documentos importantes, como holerites e processos de admissão. Esse processo, além de lento, envolvia diversos riscos, como a perda de papéis, o desgaste natural dos materiais e, em casos extremos, a destruição por incêndios ou enchentes.

Desvantagens do Arquivo Físico no DP

Ao longo do tempo, o arquivo físico demonstrou apresentar várias desvantagens. Primeiramente, ele ocupa muito espaço, além de ser caro de manter. O DP enfrenta desafios contínuos, como:

• Custos elevados com a compra de papel, impressoras e tintas;
• Risco constante de perda ou deterioração dos documentos;
• Muito tempo desperdiçado na busca e organização de arquivos;
• Impacto ambiental negativo devido ao consumo excessivo de papel.

Sempre que uma auditoria era necessária ou o setor jurídico solicitava o histórico de um colaborador, o DP precisava dedicar horas para encontrar documentos em meio ao arquivo físico. Nem sempre havia garantia de que todos os papéis seriam localizados.

A Revolução do Arquivo Digital

Conforme o avanço da tecnologia chegava, especialmente após a pandemia, a realidade mudou. A digitalização de documentos se tornou prática comum, substituindo o arquivo físico por soluções digitais em diversas empresas. Agora, com plataformas de gestão digital e armazenamento em nuvem, é possível acessar arquivos de forma rápida e segura, de qualquer lugar, eliminando a necessidade de papel.

O arquivo digital oferece inúmeras vantagens, entre elas:

• Redução significativa do impacto ambiental;
• Diminuição drástica do risco de perda de documentos;
• Acesso rápido e fácil a partir de qualquer dispositivo conectado à internet;
• Redução expressiva dos custos operacionais.

Além disso, a utilização de assinaturas eletrônicas e a centralização dos documentos em uma única plataforma garantem que o DP opere com mais agilidade, sem o risco de perder informações valiosas.

Como Migrar do Arquivo Físico para o Digital

Primeiramente, a transição do arquivo físico para o digital exige um planejamento detalhado. O uso de ferramentas adequadas, como scanners, softwares de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) e sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED), é fundamental para garantir o sucesso dessa mudança. Além disso, é crucial que os colaboradores recebam o treinamento necessário para que a migração seja feita de forma eficiente.

Alguns passos essenciais para esse processo incluem:

Escolha de um parceiro confiável: A contratação de um parceiro especializado na digitalização de documentos assegura que a conversão do arquivo físico para o digital será feita de maneira correta e com total conformidade legal.

Criação de um cronograma de transição: Para que a mudança seja organizada, é importante tratar a digitalização como um projeto, com etapas e prazos bem definidos.

Implementação de políticas de segurança: A segurança dos arquivos digitais deve ser uma prioridade. Isso envolve a criptografia dos dados, controle rigoroso de acesso e backups frequentes para evitar a perda de informações.

Monitoramento constante do sistema: Após a digitalização, é necessário acompanhar o funcionamento do sistema para garantir que tudo ocorra conforme o planejado, realizando ajustes quando necessário.

Conclusão

Por fim, a digitalização de arquivos transforma a gestão do DP, tornando-a mais ágil e segura. Embora a transição do arquivo físico para o digital requeira planejamento e cuidado, os benefícios são claros. Empresas que adotam o arquivo digital ganham em eficiência, reduzem custos e operam de forma mais sustentável. Além disso, garantem que seus documentos estejam sempre acessíveis e protegidos contra possíveis perdas.

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Escrito por Sara Pereira – Correspondente da Vixting

Especialista na área trabalhista e atuante há mais de 15 anos na área de Departamento Pessoal.
Ampla experiência em projetos de implantação da área de Folha de Pagamento do zero, eSocial do zero, implantação de sistemas, internalização contábil, migrações de sistemas de Folha de Pagamento, auditoria trabalhista e previdenciária em empresas de médio, grande porte, startups, fintechs e multinacionais. Meu objetivo é ter a oportunidade de aproximar cada vez mais o Departamento Pessoal do negócio estratégico da empresa, com visão mais tecnológica e processos mais leves e intuitivos.